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 キヤノンアネルバ企業年金基金個人情報保護ポリシー

　キヤノンアネルバ企業年金基金（以下「基金」という。）は、加入者、受給待期者及び受給者（以下「加入者等」という。）の個人に関する情報（以下「個人情報」という。）を適切に保護する観点から、以下の取り組みを推進します。
  1. 基金は、取得した加入者等の個人情報について、適切な安全措置を講じることにより、加入者等の個人情報の漏えい、紛失、き損等又は加入者等の個人情報への不正なアクセスを防止することに努めます。
  2. 基金は、加入者等からご提供いただいた個人情報を、年金及び一時金の給付管理など加入者等にとって有益と思われる目的のためのみに使用いたします。
  3. 基金は、あらかじめ加入者等の事前の同意を得た場合を除き、加入者等の個人情報を第三者に提供いたしません。ただし、次の各号に該当する場合は、加入者等の事前の同意を得ることなく、加入者等の個人情報を第三者に提供することがあります。
    1. 法令の定めに基づく場合
    2. 人の生命、身体又は財産の保護のために必要であって、加入者等の同意を得ることが困難である場合
    3. 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために必要であって、加入者等の同意を得ることが困難である場合
    4. 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、加入者等の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
  4. 基金は、職員に対し個人情報保護に関する教育啓発活動を実施するほか、個人情報を取り扱う管理責任者を置き、個人情報の適切な管理に努めます。
  5. 基金の業務委託する場合については、より個人情報の保護に配慮したものに見直し・改善を図ります。業務委託契約を締結する際には、業務委託の相手としての適格性を十分審査するとともに、契約書の内容についてもより個人情報の保護に配慮したものとします。
  6. 加入者等が、加入者等の個人情報の照会、修正等を希望される場合、また、個人情報に係る苦情等が生じた場合、当基金担当窓口までご連絡いただければ、合理的な範囲ですみやかに対応させていただきます。
  7. 基金は、加入者等の個人情報の取扱いに関係する法令その他の規範を遵守するとともに、本個人情報保護ポリシーの内容を継続的に見直し、改善に努めます。

キヤノンアネルバ企業年金基金
理事長　穐山　和博
 個人情報の取り扱いについて

１．利用目的等

　当基金は、基金の規約の定めにより、年金給付事業を行うことに伴い、業務遂行上必要となる個人情報を取得いたしますが、これらの個人情報は下記の目的で利用させていただきます。なお、保有個人データの利用目的も同様です。

記

（１）受給権者の方に関する個人情報の利用目的

  1. 受給権者台帳の作成
  2. 受給権者明細表の作成
  3. 各種裁定請求書等の送付及び裁定
  4. 退職金計算シートの作成
  5. 年金・一時金給付指図書の作成
  6. 年金・一時金額の給付明細の送付
  7. 源泉徴収票の作成及び送付
  8. 現況届の送付
  9. 年金・一時金支払実績管理
  10. 基金だよりの送付
  11. 各種届出書類（異動届など）の送付
  12. 年金額改定の計算及び案内の送付
  13. その他、規約に定められた義務の履行及び対応

（２）待期者の方に関する個人情報の利用目的

  1. 待期者明細表の作成
  2. 各種届出書類（異動届など）の送付
  3. 基金だよりの送付
  4. 年金及び一時金給付手続き書類の送付
  5. 仮想個人勘定残高の計算及び管理
  6. 年金相談（支給額の試算など）
  7. その他、規約に定められた義務の履行及び対応

（３）加入者の方に関する個人情報の利用目的

  1. 加入者台帳の作成
  2. 加入者明細表の作成
  3. 加入者資格取得・終了届の作成
  4. 仮想個人勘定残高の計算及び管理
  5. 年金相談（支給額の試算など）
  6. その他、規約に定められた義務の履行及び対応

    　上記の（1）から（３）の利用目的に従い、当基金は業務委託先及び第三者に対して必要な範囲で個人情報を提供することがありますが、この場合には、次の通り適切な措置を講じるものといたします。

    1. 業務委託先の場合、これらの業務委託先との間で取り扱いに関する契約の締結をはじめ、適切な監督を行います。
    2. 第三者の場合、ご本人の求めに応じて当該ご本人が識別される個人データの提供を停止すること（オプトアウト）を条件として、ご本人の氏名、住所、電話番号等をプリントアウトして交付等することがあります。

    ２．第三者への開示・提供

    　当基金は、「1．利用目的等」に記載した業務委託先・第三者への提供の場合及び以下のいずれかに該当する場合を除き、個人情報を第三者へ開示又は提供いたしません。

    1. ご本人の同意がある場合
    2. 統計的なデータ等ご本人を識別することができない状態で開示・提供する場合
    3. 法令等に基づき開示・提供が義務づけられるなど正当な理由がある場合
    4. 人の生命、身体又は財産の保護のために必要な場合であって、ご本人の同意を得ることが困難である場合
    5. 国又は地方公共団体等が公的な事務を実施する上で、協力する必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
    6. 次項の４．に掲げる者に対して提供する場合

    ３．個人情報の共同利用

    　当基金は、下記の実施事業所間で個人データを共同利用いたします。

    共同して利用する個人データの項目 加入者（前払い選択者を含む）の氏名、生年月日、性別、住所、電話番号、メールアドレス、加入者番号、基礎年金番号、仮想個人勘定残高、加入年月日、脱退年月日、その他給付額算出に必要な項目
    共同して利用する者の範囲
    		 キヤノンアネルバ株式会社　
    利用する者の利用目的
    		 人事労務管理又は加入者等へのよりよいサービスの提供をおこなうため、上記の者への連絡・提供
    �@ 加入者（前払い選択者を含む）への年金給付関係の連絡・案内等
    �A 退職時説明会用資料の作成等
    �B 実施事業所での年金相談等
    �C 退職給付会計に係る数値の算出
    個人データの管理について責任を有する者
    		 キヤノンアネルバ企業年金基金　常務理事
    ＜問い合わせ先＞企業年金基金事務局

    ４．開示

    　当基金の保有個人データ（＊不開示事由については、７.を参照のこと。）に関して、ご本人の情報の開示を希望される場合には、お申し出いただいた方がご本人であることを確認した上で、合理的な期間及び範囲で回答いたします。

    ５．訂正等

    　当基金の保有個人データに関して、ご本人の情報について訂正等をご希望される場合には、お申し出いただいた方がご本人であることを確認したうえで、事実と異なる内容がある場合には、合理的な期間及び範囲で情報の訂正等をします。

    ６．利用停止等・第三者提供の停止

    　当基金の保有個人データに関して、ご本人の情報の利用停止等又は第三者提供の停止をご希望される場合には、お申し出いただいた方がご本人であることを確認したうえで、法令等の定めに従い、合理的な期間及び範囲で利用停止等又は第三者提供の停止をします。
    　また、これらの情報等の一部又は全部を利用停止等又は第三者提供の停止をした場合、不本意ながらご要望にそったサービスの提供ができなくなることがありますので、ご理解とご協力を賜りますようお願い申し上げます。

    ７．開示等の受付方法・手数料・窓口

    　当基金の保有個人データに関する、上記の4．5．6．のお申し出及びその他の個人情報に関するお問合せは、以下の方法にて、受付いたします。また、ご本人のなりすまし防止のために、この受付方法によらない開示等の求めには応じることができかねますことあらかじめご了承ください。
    　なお、不開示事由は以下の通りでございますので、併せてご了承ください。

    　＊「保有個人データ」の不開示事由について
    　次に定める場合は、不開示とさせていただきます。不開示を決定した場合は、その旨理由を付記して回答・通知申し上げます。
    不開示の場合についても手数料の返却はいたしません。

    1. 申請書に記載されている住所、本人確認のための書類に記載されている住所が一致しないときなど、本人確認ができない場合
    2. 代理人による申請に際して、代理権が確認できない場合
    3. 所定の申請書類に不備があった場合
    4. 開示等の対象が「保有個人データ」に該当しない場合
    5. 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
    6. 当基金の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
    7. 他の法令に違反することとなる場合

    （１）受付手続

    　当基金所定の開示等申出書に本人確認の書類を添付の上、下記の受付の窓口宛に郵送（簡易書留）によりご提出ください。なお、本件封筒には朱書きで「開示等申出書類在中」とお書き添え頂ければ幸いです。

    （受付の窓口）

    ・郵便

    （住所）　神奈川県川崎市麻生区栗木２丁目５番１号
    （部署名）キヤノンアネルバ企業年金基金　事務局

    （本人確認について）

    　ご本人からのお申込みの場合は、ご本人であることを運転免許証・健康保険の被保険者証・写真付き住民基本台帳カード・旅券（パスポート）・外国人登録証明書・年金手帳など公的書類のいずれかのコピーを１点添付してください。
    　また、代理人からお申込みの場合は、代理人であることを委任状及び委任状に押印された印鑑の印鑑証明書の確認、ご本人への電話等、別途確認させていただきたい事項がございますので、必ず下記までお電話をお願いします。
    　なお、これら本人確認書類は、開示等の求めに必要な範囲でのみ取り扱うものとし、当基金から回答とともに返却いたします。

    （２）個人情報に関する一般的な相談・苦情がある場合には、下記の電話による窓口にて受付ております。
    　　（相談・苦情の窓口）
    　　　　　キヤノンアネルバ企業年金基金　　事務局
    　　　　　（電話番号）０４４‐９８６‐４２２７
    　　　　　受付時間は平日（土、日、祝日を除く）の午前９時から午後５時までとなります。